Программный продукт «Путевые листы для 1С, редакция 3.0» предназначен для ведения учета путевых листов в конфигурациях 1С в случаях, когда стандартный функционал типовой конфигурации отсутствует или является недостаточным.
Все скриншоты приведены на примере внедрения в типовую конфигурацию «Бухгалтерия предприятия». При использовании расширения с другими конфигурациями принципы работы аналогичны.
Важно! Данная статья не является полным руководством по использованию программы. Она предназначена для получения базовых навыков работы с продуктом и понимания того, как быстро начать учет путевых листов с его помощью. Полное Руководство пользователя и ответы на популярные вопросы доступны по ссылке.
Рабочая область
После установки расширения «Путевые листы для 1С, редакция 3.0» в типовой конфигурации появляется одноименный раздел. В этом разделе расположен весь функционал для работы с путевыми листами.
Справочники
Расширение «Путевые листы» использует справочники типовой конфигурации. При необходимости функционал типовых справочников дополняется. Например, справочники, выделенные красным, являются справочниками типовой конфигурации Бухгалтерия предприятия.
Дополнительный функционал размещен в верхней панели типового справочника и всегда называется «Путевые листы».
На примере справочника «Транспортные средства»:
Для справочника «Транспортные средства» также дополнена форма списка и выбора. Это позволяет выводить дополнительную информацию, например, об истечении срока действия полиса ОСАГО.
Пример справочника «Организации»:
Другие справочники дополняются аналогичным образом, если это требуется для работы функционала расширения.
Нумерация
Желательно продумать нумерацию заранее и установить префиксы в начале года или при начале эксплуатации программы. Подробнее Нумерация и префиксы.
Путевые листы
Состав реквизитов документа «Путевой лист» и состав доступных печатных форм могут изменяться в зависимости от выбранного значения реквизита «Форма путевого листа». Форму и другие значения по умолчанию можно задать в карточке транспортного средства, чтобы не выбирать их в новом документе каждый раз.
Нумерацию документов можно настраивать с помощью префиксов. Например, доступна возможность организовать сквозную нумерацию в разрезе формы путевого листа.
Для построения аналитических отчетов предусмотрен расчет показателей с различной степенью детализации. На вкладке «Реквизиты» можно указать детализацию «В шапке» или «В списке».
Рассчитанные показатели отображаются на вкладке «Показатели». На их основе можно строить собственные аналитические отчеты, используя отчет «Реестр показателей».
Способ списания топлива в бухгалтерском учете (счет учета, счет затрат и др.) также настраивается с разной степенью детализации. Эти настройки используются при формировании проводок по списанию топлива.
Пробег можно загрузить с помощью Геокодера. Программа автоматически построит маршрут по адресам, указанным в табличной части «Задание».
Адреса могут быть заданы как текстовой строкой, так и выбраны из справочника. При использовании Геокодера рекомендуется выбирать адреса из справочника, чтобы избежать лишних запросов на геокодирование.
Подробнее Геокодер.
Также предусмотрена загрузка данных из поддерживаемых систем мониторинга (ГЛОНАССОФТ, Форт Монитор, AXENTA, Wialon). Для загрузки доступны следующие данные: расход ГСМ, пробег, моточасы, выдача ГСМ, маршрут (адреса «откуда–куда»), пробег.
Подробнее Интеграция с системами мониторинга транспорта.
Остатки топлива при выезде заполняются из регистра остатков на дату документа. Значения одометра/счетчика при выезде подставляются из предыдущего путевого листа, но могут быть изменены пользователем вручную. Остатки топлива при возвращении, а также показания одометра/счетчика при возвращении рассчитываются автоматически на основании данных документа.
Если на транспортном средстве имелся остаток топлива до ввода первого путевого листа, необходимо предварительно зарегистрировать этот остаток с помощью документа «Ввод остатков». Дата документа должна быть раньше даты первого путевого листа по данному ТС.
Для корректного переноса остатков важно соблюдать хронологическую последовательность ввода документов.
Основная работа с топливом выполняется на вкладке «Движение топлива». При необходимости некоторые операции с топливом могут быть оформлены отдельными документами.
Если требуется пересчитать документ (например, после изменения данных задним числом), необходимо нажать кнопку пересчета.
Подобнее «Путевые листы».
Печать
Для корректного отображения данных в печатных формах путевых листов в соответствии с актуальным приказом Минтранса России необходимо заполнить обязательные реквизиты.
В справочнике «Организации»:
- Полное наименование;
- ОГРН;
- Адрес;
- Телефон;
- Механик;
- Медицинский работник;
- Технический контроль.
В справочнике «Транспортные средства»:
- Тип ТС;
- Марка;
- Модель;
- Регистрационный номер;
- При использовании электронного путевого листа (ЭПЛ) дополнительно: VIN, СТС.
Укажите другие значения по умолчанию для удобства.
В справочнике «Физические лица» (водители):
- СНИЛС;
- Водительское удостоверение;
- При использовании ЭПЛ дополнительно: Телефон.
Подробнее Печать путевых листов.
Расхода топлива по норме
Для автоматического расчета расхода топлива по норме в справочнике «Транспортные средства» необходимо указать:
- возможные типы топлива (можно указать несколько);
- нормы расхода для каждого типа;
- формулу расчета.
Чем точнее формула подобрана под тип транспортного средства и чем полнее заполнен путевой лист, тем выше точность расчета.
Просмотреть формулы, по которым выполняется расчет, можно следующим образом:
Период «Лето» задается в справочниках «Организации» и «Подразделения».
Подробнее Период зима-лето, зимняя норма.
Списание топлива
Документы расширения «Путевые листы для 1С» не формируют движений в типовых регистрах основной конфигурации. Учет топлива ведется автономно в разрезе: Организация, Автомобиль/Склад, Номенклатура.
На основании путевых листов, с помощью обработки «Списание топлива», в бухгалтерии за выбранный период создаются документы «Расход материалов» (Требование-накладная). В бухгалтерском учете топливо учитывается укрупненно на счете 10.03.1 «Топливо на складе» и списывается на основании путевых листов расширения. Ведение учета топлива в разрезе транспортных средств в бухгалтерии не требуется. Списание выполняется по фактическому расходу, указанному в путевом листе.
Подробнее Списание топлива.
Электронные путевые листы (ЭПЛ)
Программа поддерживает передачу электронного путевого листа в ГИС ЭПД через оператора ЭПД. Путевые листы, переданные в систему оператора, отмечаются в журнале документов специальной пиктограммой.
Подробнее Электронные путевые листы (ЭПЛ).
Настройки программы
Настройки программы, Руководство пользователя и другая полезная информация.
