Перед владельцем автотранспортного предприятия всегда стоит задача: как повысить производительность труда водителей, при этом понизив расходы на топливо и налоговую нагрузку. Ведь в налоговой инспекции еще нужно доказать, что топливо было использовано в производственных целях, а компания действительно затратила средства на его приобретение. Как грамотно списать расходы на содержание легкового авто и упростить расчет заработной платы водителя? Для этого нужно правильно заполнить путевой лист легкового автомобиля по форме 3. О том, как это сделать, расскажет статья.
Что пишем на лицевой стороне бланка?
Водитель получает на руки путевой лист, заполненный диспетчером или другим уполномоченным лицом формы. Сам он не имеет права вписывать в документ какие-либо данные. Шофер только ставит там свою подпись в начале рейса и по возвращению из него. Путевка выписывается на любую легковую машину, которую используют в рабочих целях. При этом не столь важно, находится ли авто в аренде или в собственности предприятия, либо это личная машина сотрудника. Жестких требований к оформлению бланка путевого листа легкового автомобиля по форме 3 нет. Он может быть произвольный. Либо для удобства можно воспользоваться бланком государственного образца от 28 ноября 1997 г, утвержденным постановлением Госкомстата №78. Заполнение путевого листа формы 3 начинается с его лицевой стороны. Она содержит штамп фирмы-перевозчика, ее контактные данные и реквизиты, код ОКПО и ОКУД. Здесь следует указать:
- Информацию о легковом автомобиле, его номерной знак, марку и модель, номер приказа об аренде (если машина арендована);
- Личные данные шофера: ФИО, категория и номер водительского удостоверения, вид лицензии;
- Подпись диспетчера, который выдает шоферу наряд.
- Конечный пункт следования, время выезда и возврата машины.
Отметка медработника
Перед рейсом каждый водитель проходит освидетельствование, данные о котором вносятся не только в путевку, но еще и в специальный журнал. В него входит внешний осмотр, проверка на алкоголь при помощи алкотестера и на употребление психотропных веществ. Медсестра также выслушивает жалобы водителя (если они есть) и на основе всех этих данных принимает решение о допуске его на рейс. О чем и пишет в соответствующей графе лицевой стороны бланка путевого листа легкового автомобиля, визируя свои слова подписью.
Отметка автомеханика
Механик проводит техосмотр машины на предмет ее исправности. По итогам осмотра в путевом листе он указывает значение спидометра, информацию о количестве горючего в авто до и после рейса (нормативное и фактическое), марку бензина. Расход рассчитывается, исходя из километража, а также справочных норм на конкретный вид авто. Их можно посмотреть в методических рекомендациях, которые прилагаются к Приказу Минтранса РФ № АМ-23-р. При этом следует учесть поправочные коэффициенты на неблагоприятные погодные условия, перенаселенность города или использование машины после капремонта. Фактический расход вычисляют путем вычитания из объема заправленного горючего его остатка на момент окончания пути. По итогу после рейса нормативные и фактические показатели сравнивают. Делается вывод о том, перерасходовали топливо либо наоборот сэкономили. За достоверность этих данных механик несет ответственность, подтверждая это своей подписью.
Обратная сторона
На оборотной стороне путевки указывают маршрут (его начальную и конечную точки, временные интервалы). Каждый рейс маркируется индивидуальным номером. В графе «Пройдено» следует указывать пройденную дистанцию. Здесь же пишут код заказчика.
Зачем нужен отрывной талон?
Помимо основного бланка путевой лист содержит отрывной талон. Он заполняется заказчиком и подтверждает для него факт получения услуг по перевозке. В нем в обязательном порядке содержатся показания одометра. Когда предприятие выставляет заказчику счет за услуги, к нему прилагают отрывной талон.
На какой период времени шоферу выдается путевой лист по форме 3?
Ежедневно заполнять путевки довольно хлопотно, особенно, что касается небольших автотранспортных фирм. Поэтому закономерен вопрос, можно ли выписывать их на несколько дней. Да, можно. В том случае, когда длительность рейса превышает рабочую смену. В этом случае в документе указывается планируемый период времени, с которого и по который водитель будет в пути. Если же длительность поездки составляет день либо же в течение смены совершается несколько рейсов, то путевка оформляется на каждый из них.
Какие санкции предусмотрены за отсутствие путевки?
Шофер обязан иметь при себе во время рейса путевой лист форма 3 и предъявить ее по требованию сотруднику полиции. Перемещение без нее чревато привлечением водителя к административной ответственности по статье 12.3 КоАП, часть 2 в виде штрафа в размере 500 рублей. Проверять наличие путевки у водителя имеет право служба ФНС, инспектор ГИБДД, а также сотрудники ГИТ. На предприятии путевые листы должны сохраняться в течение 5 лет согласно Распоряжению Минтранса России № 152 от 18 сентября 2008 г. За это несет ответственность диспетчер либо другой уполномоченный сотрудник фирмы. На него могут наложить штраф в размере 20 тыс. рублей в случае отсутствии путевок. Само предприятие в этом случае могут оштрафовать на сумму до 100 тыс. рублей.
Бланк путевого листа легкового автомобиля Форма 3
Внимание! Минтранс, приказами № 390 от 28.09.2022 г. и № 159 от 05.05.2023, добавил новые требования к заполнению путевых листов. В формы путевых листов с 01.09.2023 следует внести изменения в соответствии с приказами.
