Учет и планирование затрат

Общая информация

Модуль «Затраты» программы «Путевые листы для 1с» предназначен для учета фактических затрат (запчасти, расходники, ТО, ОСАГО) на транспортные средства и планирования этих затрат и затрат на топливо. Возможны три варианта планирования:

  • По дням
  • По пробегу
  • По моточасам (счетчику)

Планирование «По дням» целесообразно применять для номенклатуры, требующей замены через определенное время, например, ОСАГО, аккумулятор. Планирование «По пробегу» и «По счетчику» — для номенклатуры, требующей замены после прохождения определенного количества километров/моточасов, например, шины, моторное масло, ТО.

По умолчанию модуль «Затраты» отключен, поэтому включите его в настройках.

Учет и планирование затрат
Учет и планирование затрат

Здесь же в настройках можно включить уведомления пользователю о приближении сроков планового обслуживания (замена масла, ТО, ОСАГО…). Уведомление будет показываться каждый раз при входе в программу.

Включение уведомлений
Уведомление

Модуль «Затраты» состоит из документа «Регистрация затрат» и двух отчетов «Фактические затраты» и «Планируемые затраты».

Учет и планирование затрат

Документ «Регистрация затрат» предназначен для ввода фактических, плановых затрат и отмены плановых затрат. Данные вводятся на соответствующих вкладках: «Факт», «План», «Отменить план».

Фактические затраты вводятся на вкладке «Факт»

Учет и планирование затрат

По этим данным строится отчет «Фактические затраты», который имеет несколько вариантов.

Учет и планирование затрат

Кроме того, номенклатура, указанная на вкладке «Факт», автоматически «закрывает» ранее запланированные «Замены». Этот механизм будет рассмотрен далее на примере .

Вкладка «План» используется для планирования замены номенклатуры и затрат.

Учет и планирование затрат

Для упрощения ввода в командной панели расположена кнопка «Заполнить из факта». При нажатии на эту кнопку, происходит заполнение табличной части номенклатурой с методом планирования «По дням» или «По пробегу», «По счетчику» из вкладки «Факт».

Учет и планирование затрат

В зависимости от метода планирования колонка «Замена» может принимать значения с типом Дата или Число.

Учет и планирование затрат
Учет и планирование затрат

«Дата» документа «Регистрация затрат» имеет важное значение, она используется при планировании в качестве точки отсчета. Например, в отчете на скриншоте, пробег будет рассчитан с даты документа до даты отчета.

Учет и планирование затрат
Учет и планирование затрат

Вкладка «Отменить план»

Используется в случае, если нужно отменить ранее запланированные замены.

Для упрощения ввода в командной панели расположена кнопка «Заполнить из регистра». При нажатии на эту кнопку происходит заполнение табличной части всеми запланированными заменами на дату документа. Пользователь может отредактировать/удалить строки при необходимости.

Учет и планирование затрат

Номенклатурные группы

Номенклатурные группы имеют важное значение в системе планирования затрат. Они используются:

  • при автоматическом «закрытии» фактом планируемых затрат;
  • для группировок в отчетах;
  • определяют метод планирования (По пробегу, По дням, По счетчику, Отсутствует).

Рекомендуется заранее продумать номенклатурные группы в зависимости от специфики предприятия. Номенклатурная группа может объединять номенклатуру по виду номенклатуры (шина, аккумулятор, полис ОСАГО, моторное масло) или в более широком смысле (запчасти, ремонт).

Номенклатуру, не участвующую в планировании, включить в группу, например, «Запчасти» с методом планирования «Отсутствует». Такая настройка даст возможность видеть в отчете «Фактические затраты» данные по группе «Запчасти».

Учет и планирование затрат

Для номенклатуры, участвующей в планировании, целесообразно создавать группы по виду номенклатуры (шина, аккумулятор…). «Закрытие» плана фактом происходит по номенклатурной группе, то есть, если ранее было запланировано установить на автомобиль номенклатуру Шина 80R22 Goodyear, а фактически установили Шина 80R22 КАМА программа уберет из плана Шинау 80R22 Goodyear (Шина 80R22 КАМА и Шина 80R22 Goodyear входят в одну и туже номенклатурную группу Шина). Программа «закрывает» план установкой любого аналога номенклатуры без дополнительных действий пользователя.

«Закрытие» плана фактом происходит автоматически по возрастанию плановых дат.

Пример заполнения справочников Номенклатура и Номенклатурные группы

Учет и планирование затрат
Учет и планирование затрат

Примеры

Ввод начальных плановых данных по полисам ОСАГО, аккумуляторам

Создайте новый документ «Регистрация затрат». Заполните табличную часть «План», укажите номенклатуру Полис ОСАГО, Количество, Сумму и срок до которого действует полис в колонке «Замена».

Учет и планирование затрат
Учет и планирование затрат

Для аккумулятора, процедура аналогична полису ОСАГО. В колонке «Замена» укажите планируемую дату замены.

Учет и планирование затрат

В отчете «Планируемые затраты» вы сможете видеть приближающийся срок замены и количество дней до окончания.

Учет и планирование затрат

Ввод начальных плановых данных по шинам, маслу

Ввод данных аналогичен примеру №1, с той лишь разницей, что вместо даты планируемой замены нужно указать сколько километров должно быть пройдено с даты документа «Регистрация затрат» до замены.

Учет и планирование затрат
Учет и планирование затрат

На скриншоте показано что, начиная с даты 01.02.2016 программа начнет отсчет пробега автомобиля и по достижении 10000 км. оповестит о необходимости замены масла в отчете «Планируемые затраты». Пробег отсчитывается по пробегу, указанному в путевых листах.

Закрытие плана фактом

Создайте новый документ «Регистрация затрат». Заполните табличную часть «Факт» номенклатурой, проведите документ. Программа автоматически «закроет» план фактом.

Учет и планирование затрат

В этом же документе вы можете сразу запланировать следующую замену. На вкладке «План», нажмите кнопку «Заполнить из факта» и заполните колонку «Замена».

Учет и планирование затрат

Отмена плана

Создайте новый документ «Регистрация затрат», откройте вкладку «Отменить план». Нажмите кнопку «Заполнить из регистра». Отредактируйте табличную часть при необходимости.

Учет и планирование затрат

Проведите документ. План будет отменен с даты документа.

Регистрация затрат на ремонт (вне плановый) и запасные части

Создайте новый документ «Регистрация затрат», заполните табличную част «Факт» номенклатурой ремонт и запчасти.

Учет и планирование затрат
Учет и планирование затрат

Затраты будут отражены в отчете «Фактические затраты».

Учет и планирование затрат

Регистрация затрат на плановое техническое обслуживание (ТО)

Плановое техническое обслуживание регистрируется и планируется по датам или пробегу. Создайте необходимую номенклатуру и номенклатурные группы. Далее все действия аналогичны примерам №1, №2.

Отчеты

Отчет «Фактически затраты»

Отчет отражает фактические затраты и имеет несколько вариантов отчета.

Учет и планирование затрат

Вариант: По Номенклатурным группам.

Учет и планирование затрат

Вариант: По ТС.

Учет и планирование затрат

Отчет «Планируемые затраты»

Отчет отражает планируемые затраты и имеет несколько вариантов отчета. План по топливу рассчитывается на основании выданного топлива за месяц, предшествующий дате отчета.

Учет и планирование затрат

Вариант: По Номенклатурным группам.

Учет и планирование затрат

Вариант: По ТС.

Учет и планирование затрат

Обратите внимание на настройки отчета. Вы можете настроить за сколько километров или дней до окончания планового значения выводить данные в отчет. По умолчанию для номенклатуры с методом планирования «По дням» установлено значение 30 дней, а для номенклатуры с методом «По пробегу» 1000 км.

Учет и планирование затрат
ПОБЕДАСОФТ
Задать вопрос
close slider