Учет и планирование затрат

Общая информация

Модуль “Затраты” программы “Путевые листы для 1с” предназначен для учета фактических затрат (запчасти, расходники, ТО, ОСАГО) на транспортные средства и планирования этих затрат и затрат на топливо. Возможны три варианта планирования:

  • По дням
  • По пробегу
  • По моточасам (счетчику)

Планирование “По дням” целесообразно применять для номенклатуры, требующей замены через определенное время, например, ОСАГО, аккумулятор. Планирование “По пробегу” и “По счетчику” – для номенклатуры, требующей замены после прохождения определенного количества километров/моточасов, например, шины, моторное масло, ТО.

По умолчанию модуль “Затраты” отключен, поэтому включите его в настройках.

Учет и планирование затрат
Учет и планирование затрат

Здесь же в настройках можно включить уведомления пользователю о приближении сроков планового обслуживания (замена масла, ТО, ОСАГО…). Уведомление будет показываться каждый раз при входе в программу.

Включение уведомлений
Уведомление

Модуль “Затраты” состоит из документа “Регистрация затрат” и двух отчетов “Фактические затраты” и “Планируемые затраты”.

Учет и планирование затрат

Документ “Регистрация затрат” предназначен для ввода фактических, плановых затрат и отмены плановых затрат. Данные вводятся на соответствующих вкладках: “Факт”, “План”, “Отменить план”.

Фактические затраты вводятся на вкладке “Факт”

Учет и планирование затрат

По этим данным строится отчет “Фактические затраты”, который имеет несколько вариантов.

Учет и планирование затрат

Кроме того, номенклатура, указанная на вкладке “Факт”, автоматически “закрывает” ранее запланированные “Замены”. Этот механизм будет рассмотрен далее на примере .

Вкладка “План” используется для планирования замены номенклатуры и затрат.

Учет и планирование затрат

Для упрощения ввода в командной панели расположена кнопка “Заполнить из факта”. При нажатии на эту кнопку, происходит заполнение табличной части номенклатурой с методом планирования “По дням” или “По пробегу”, “По счетчику” из вкладки “Факт”.

Учет и планирование затрат

В зависимости от метода планирования колонка “Замена” может принимать значения с типом Дата или Число.

Учет и планирование затрат
Учет и планирование затрат

“Дата” документа “Регистрация затрат” имеет важное значение, она используется при планировании в качестве точки отсчета. Например, в отчете на скриншоте, пробег будет рассчитан с даты документа до даты отчета.

Учет и планирование затрат
Учет и планирование затрат

Вкладка “Отменить план”

Используется в случае, если нужно отменить ранее запланированные замены.

Для упрощения ввода в командной панели расположена кнопка “Заполнить из регистра”. При нажатии на эту кнопку происходит заполнение табличной части всеми запланированными заменами на дату документа. Пользователь может отредактировать/удалить строки при необходимости.

Учет и планирование затрат

Номенклатурные группы

Номенклатурные группы имеют важное значение в системе планирования затрат. Они используются:

  • при автоматическом “закрытии” фактом планируемых затрат;
  • для группировок в отчетах;
  • определяют метод планирования (По пробегу, По дням, По счетчику, Отсутствует).

Рекомендуется заранее продумать номенклатурные группы в зависимости от специфики предприятия. Номенклатурная группа может объединять номенклатуру по виду номенклатуры (шина, аккумулятор, полис ОСАГО, моторное масло) или в более широком смысле (запчасти, ремонт).

Номенклатуру, не участвующую в планировании, включить в группу, например, “Запчасти” с методом планирования “Отсутствует”. Такая настройка даст возможность видеть в отчете “Фактические затраты” данные по группе “Запчасти”.

Учет и планирование затрат

Для номенклатуры, участвующей в планировании, целесообразно создавать группы по виду номенклатуры (шина, аккумулятор…). “Закрытие” плана фактом происходит по номенклатурной группе, то есть, если ранее было запланировано установить на автомобиль номенклатуру Шина 80R22 Goodyear, а фактически установили Шина 80R22 КАМА программа уберет из плана Шинау 80R22 Goodyear (Шина 80R22 КАМА и Шина 80R22 Goodyear входят в одну и туже номенклатурную группу Шина). Программа “закрывает” план установкой любого аналога номенклатуры без дополнительных действий пользователя.

“Закрытие” плана фактом происходит автоматически по возрастанию плановых дат.

Пример заполнения справочников Номенклатура и Номенклатурные группы

Учет и планирование затрат
Учет и планирование затрат

Примеры

Ввод начальных плановых данных по полисам ОСАГО, аккумуляторам

Создайте новый документ “Регистрация затрат”. Заполните табличную часть “План”, укажите номенклатуру Полис ОСАГО, Количество, Сумму и срок до которого действует полис в колонке “Замена”.

Учет и планирование затрат
Учет и планирование затрат

Для аккумулятора, процедура аналогична полису ОСАГО. В колонке “Замена” укажите планируемую дату замены.

Учет и планирование затрат

В отчете “Планируемые затраты” вы сможете видеть приближающийся срок замены и количество дней до окончания.

Учет и планирование затрат

Ввод начальных плановых данных по шинам, маслу

Ввод данных аналогичен примеру №1, с той лишь разницей, что вместо даты планируемой замены нужно указать сколько километров должно быть пройдено с даты документа “Регистрация затрат” до замены.

Учет и планирование затрат
Учет и планирование затрат

На скриншоте показано что, начиная с даты 01.02.2016 программа начнет отсчет пробега автомобиля и по достижении 10000 км. оповестит о необходимости замены масла в отчете “Планируемые затраты”. Пробег отсчитывается по пробегу, указанному в путевых листах.

Закрытие плана фактом

Создайте новый документ “Регистрация затрат”. Заполните табличную часть “Факт” номенклатурой, проведите документ. Программа автоматически “закроет” план фактом.

Учет и планирование затрат

В этом же документе вы можете сразу запланировать следующую замену. На вкладке “План”, нажмите кнопку “Заполнить из факта” и заполните колонку “Замена”.

Учет и планирование затрат

Отмена плана

Создайте новый документ “Регистрация затрат”, откройте вкладку “Отменить план”. Нажмите кнопку “Заполнить из регистра”. Отредактируйте табличную часть при необходимости.

Учет и планирование затрат

Проведите документ. План будет отменен с даты документа.

Регистрация затрат на ремонт (вне плановый) и запасные части

Создайте новый документ “Регистрация затрат”, заполните табличную част “Факт” номенклатурой ремонт и запчасти.

Учет и планирование затрат
Учет и планирование затрат

Затраты будут отражены в отчете “Фактические затраты”.

Учет и планирование затрат

Регистрация затрат на плановое техническое обслуживание (ТО)

Плановое техническое обслуживание регистрируется и планируется по датам или пробегу. Создайте необходимую номенклатуру и номенклатурные группы. Далее все действия аналогичны примерам №1, №2.

Отчеты

Отчет “Фактически затраты”

Отчет отражает фактические затраты и имеет несколько вариантов отчета.

Учет и планирование затрат

Вариант: По Номенклатурным группам.

Учет и планирование затрат

Вариант: По ТС.

Учет и планирование затрат

Отчет “Планируемые затраты”

Отчет отражает планируемые затраты и имеет несколько вариантов отчета. План по топливу рассчитывается на основании выданного топлива за месяц, предшествующий дате отчета.

Учет и планирование затрат

Вариант: По Номенклатурным группам.

Учет и планирование затрат

Вариант: По ТС.

Учет и планирование затрат

Обратите внимание на настройки отчета. Вы можете настроить за сколько километров или дней до окончания планового значения выводить данные в отчет. По умолчанию для номенклатуры с методом планирования “По дням” установлено значение 30 дней, а для номенклатуры с методом “По пробегу” 1000 км.

Учет и планирование затрат
ПОБЕДАСОФТ
Задать вопрос
close slider