Этот вопрос сегодня волнует многих руководителей и бухгалтеров. С 1 сентября 2026 года в России вступают в силу масштабные изменения в документальном оформлении перевозок . Однако не стоит торопиться с выводами — ответ зависит от конкретного вида вашей деятельности.
Что говорят законы?
Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ вводит понятие «электронные перевозочные документы» (ЭПД) и устанавливает обязательный электронный документооборот для многих участников транспортного процесса .
Важно понимать: электронный путевой лист (ЭПЛ) является полноценным первичным документом, который имеет ту же юридическую силу, что и бумажный . Однако закон не требует поголовного перехода всех организаций на ЭПЛ.
Когда электронный путевой лист обязателен?
С 1 сентября 2026 года оформлять только электронные путевые листы обязаны перевозчики, занимающиеся :
- Перевозкой маркируемой алкогольной продукции (пиво, сидр, медовуха);
- Пассажирскими перевозками;
- Перевозкой опасных грузов.
Для этих категорий бумажный путевой лист становится невозможным — юридическую силу будет иметь только электронный документ .
Кто может продолжать использовать бумагу?
Если ваша деятельность не связана с перечисленными выше специфическими перевозками, вы вправе и после 1 сентября 2026 года продолжать оформлять путевые листы на бумаге . Это касается:
- Обычных коммерческих грузоперевозок (стройматериалы, продукты, товары);
- Служебных поездок сотрудников;
- Перевозок для собственных нужд организации.
Бумажный путевой лист остается законным основанием для подтверждения пробега, списания ГСМ и учета расходов при расчете налога на прибыль .
Важное уточнение
Закон № 140-ФЗ обязывает с 1 сентября оформлять в электронном виде транспортные накладные, заказы-наряды и экспедиторские документы. Путевой лист в этот перечень обязательных документов не входит — он остается на усмотрение организации .
Если вы решили перейти на ЭПЛ добровольно
Даже если закон не обязывает вашу компанию переходить на электронные путевые листы, это может быть удобно. Но примите во внимание следующие моменты:
Что нужно для работы с ЭПЛ:
- Учетная политика. Решение об использовании электронных путевых листов необходимо закрепить в учетной политике организации .
- Оператор ЭДО. Нужно подключиться к аккредитованному оператору электронного документооборота, через которого документы будут передаваться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) .
- Электронные подписи. Для подписания ЭПЛ потребуются усиленные квалифицированные или неквалифицированные электронные подписи для руководителя, медработника, механика и водителя .
Отличия электронного путевого листа от бумажного:
Что делать, если крупный клиент требует ЭПЛ?
Крупные сетевые магазины и маркетплейсы уже сейчас могут требовать от своих перевозчиков оформления электронных путевых листов в рамках договорных отношений . В таком случае даже при отсутствии прямой обязанности по закону вам придется перейти на ЭПЛ, чтобы сохранить контракты.
Штрафы и риски
За отсутствие путевого листа как такового или нарушение порядка его оформления предусмотрены штрафы. Они одинаковы как для бумажного, так и для электронного формата :
- Управление ТС без путевого листа: предупреждение или 500 ₽ водителю ;
- Отсутствие отметки о медосмотре: до 30 000–50 000 ₽ для организации ;
- Отсутствие отметки о техконтроле: до 30 000 ₽ для организации .
Специальных штрафов именно за неоформление электронного путевого листа пока нет, но такие поправки обсуждаются .
Итог
Полностью отказаться от бумажных путевых листов можно, но только если ваша компания относится к одной из категорий, для которых ЭПЛ стал обязательным (перевозка алкоголя, пассажиров или опасных грузов).
Для всех остальных организаций бумажный путевой лист остается законным и полноценным документом. Переход на электронный формат в этом случае — добровольное решение, которое требует технической подготовки, но может упростить работу с крупными клиентами и снизить затраты на бумагу и печать .
Учет путевых листов удобно вести в специализированных программах, интегрированных с 1С. Такое решение, например расширение «Путевые листы для 1С», позволяет не только создавать и хранить все документы в единой базе, но и гибко выбирать формат их вывода: вы можете как распечатать готовый бумажный путевой лист по утвержденной форме , так и отправить электронный путевой лист (ЭПЛ) в государственную информационную систему (ГИС ЭПД) буквально одной кнопкой . Это избавляет от необходимости вести двойной учет и позволяет оперативно переключаться между форматами в зависимости от требований законодательства или контрагентов .
