Общая информация
Путевой лист — основной документ в программе. В нём фиксируется работа транспортного средства и водителя, расход и поступление топлива, заработная плата водителя, а также другие показатели, необходимые для построения отчётов и списания топлива в бухгалтерии. Состав реквизитов на форме документа может незначительно меняться в зависимости от значения реквизита «Форма» в шапке документа.
Чем подробнее заполнен путевой лист, тем точнее будет расчёт расхода топлива по норме.
Начало эксплуатации
Перед началом эксплуатации программы рекомендуется продумать нумерацию путевых листов «Нумерация и префиксы», определить детализацию учета «Поступления топлива», добавить транспортные средства в справочник и настроить для них нормы расхода топлива «Транспортные средства». Также следует ввести начальные остатки топлива с помощью документа «Ввод остатков», настроить «Контроль и подписи» и проверить заполнение остальных «Обязательных реквизитов».
Создание путевого листа
Чтобы создать новый документ, откройте форму списка документов «Путевые листы» и нажмите кнопку «Создать».
В шапке документа расположены основные реквизиты путевого листа. Некоторые из них можно заполнить вручную, но большинство рассчитываются автоматически на основании данных, внесённых пользователем в табличные части документа.
Укажите транспортное средство. Значения при выезде заполнятся из предыдущего путевого листа. Реквизиты «Форма», «Организация», «Водитель» и другие будут заполнены значениями по умолчанию из карточки транспортного средства.
Задание
Добавьте пункты задания.
Адреса заданий могут иметь тип «строка» или «справочник». Рекомендуется заносить адреса в справочник — это ускоряет загрузку пробега из «Геокодера» (подробнее об этой функции рассказано далее).
Чтобы каждый раз не выбирать тип адреса вручную, можно установить значение по умолчанию.
Если вы создаёте первый путевой лист для данного транспортного средства, обязательно укажите показание одометра (или счётчика моточасов, если одометр отсутствует) при выезде.
Заполните адреса, время и пробег. Вы можете указать показание одометра при возвращении — тогда программа рассчитает пробег. Или наоборот: укажите пробег, и программа рассчитает показание одометра при возвращении.
Добавьте необходимое количество строк задания. Программа автоматически заполнит часть значений из предыдущей строки.
Заполните недостающие данные. Обратите внимание: программа заполняет время выезда и возвращения в шапке документа минимальным и максимальным значениями времени из табличной части «Задание».
Если вы исправили значение одометра в одной из строк (например, в середине табличной части), нажмите кнопку пересчёта.
Если пробег и одометр не были заполнены сразу в добавленных строках, можно загрузить пробег из «Геокодера». Геокодер строит маршрут аналогично навигатору.
При использовании одной из поддерживаемых систем мониторинга и условии заполнения «Задания» задним числом, можно загрузить данные в эту табличную часть непосредственно из системы мониторинга.
Одометр и счётчик моточасов
Транспортное средство может быть оснащено одометром и/или счётчиком моточасов. Принцип работы с ними одинаков, поэтому далее рассмотрим их на примере одометра.
По умолчанию показание одометра при выезде заполняется из предыдущего путевого листа. Пользователь может изменить это значение. Для этого нужно указать текущее значение в колонке «Показание одометра, км» при отправлении.
Аналогично выполняется работа с моточасами оборудования.
Прицепы, оборудование
Если прицеп по умолчанию указан в карточке транспортного средства, то в табличную часть «Прицепы, оборудование» автоматически добавится строка с этим прицепом. В противном случае его нужно добавить вручную.
Если транспортное средство совершало поездки с прицепом не во всех рейсах, переключите тумблер «Прицепы» в положение «Список». После этого в табличной части «Задание» можно будет указать строки задания, выполнявшиеся с прицепом.
Топливо
На вкладке «Топливо» выполняется работа с топливом и наглядно отображается его движение. Здесь можно вручную указать фактический расход топлива, поступление и слив. Расход по норме рассчитывается автоматически.
Помимо табличной части, фактический расход топлива можно указать вручную в шапке документа или установить его равным расходу по норме. При использовании нескольких видов топлива на одном транспортном средстве программа самостоятельно распределяет его по видам с учётом остатка и расхода по норме в соответствии с выбранным алгоритмом.
При указании поступления топлива в шапке документа оно всегда попадает на «Основное» топливо (основной вид топлива указывается в карточке транспортного средства).
Если в настройках программы включён режим «Регистрировать поступление топлива», в путевом листе появляется возможность подробно заполнить информацию о поступлении топлива. Подробнее на странице «Поступление топлива».
На основании этих данных строится отчёт «Ведомость поступления топлива».
Операции
Работа с технологическими операциями и примеры их использования подробно рассмотрены на странице «Операции».
Заработная плата
Расчёт заработной платы подробно описан на странице «Заработная плата».
Реквизиты
На вкладке «Реквизиты» можно задать дополнительные настройки заполнения путевого листа. Например, если в рейсе участвуют два водителя, укажите, что водитель будет указываться в каждой строке задания. Это полезно для расчёта заработной платы и формирования отчётов по путевым листам.
В области «Подписанты» можно указать подписанта, если он отличается от значения по умолчанию, заданного в «Организации» или «Подразделении». Это удобно, когда необходимо заменить подписанта в конкретном путевом листе.
Показатели
На вкладке «Показатели» можно просмотреть значения показателей путевого листа. На их основе строится аналитический отчёт «Реестр показателей». В этом отчёте можно проанализировать данные по путевым листам, например: расход топлива, пробег, заработную плату, перевезённый вес, выполненную работу и другие показатели в различных разрезах (по заказчикам, водителям, объектам и т. д.).
Флажок «Провести датой возвращения» определяет дату, на которую будут установлены эти показатели. Например, если требуется, чтобы расход топлива попал на списание в бухгалтерии именно датой возвращения.
